Hầu hết các nhân viên Marketing, Designer, Sale,..nhân viên từ các bộ phận khác nói rằng họ muốn làm việc từ xa ít nhất một phần thời gian, theo Global Workplace Analytics, cung cấp các cơ hội làm việc từ xa là một cách hấp dẫn để đạt được số lượng nhân viên làm việc.
Để cung cấp cho các nhà quản lý một số hướng dẫn, 15 thành viên của Hội đồng Huấn luyện viên Forbes cung cấp những lời khuyên hàng đầu cho các công ty để nắm lấy và quản lý nhân viên từ xa hiệu quả . Đây là những gì họ đề nghị
1. Đặt kỳ vọng rõ ràng
Mỗi người có một quan niệm khác nhau về việc làm một cái gì đó “nhanh chóng” hoặc “tốt” có nghĩa là gì. Mặc dù bạn chia sẻ về những gì bạn mong muốn được thực hiện với mọi người, định hướng trong tương lai v.v., nhưng hãy đảm bảo bạn có những kỳ vọng rõ ràng với từng người bạn làm việc trực tuyến. Họ càng chuẩn bị tốt, họ càng có thể phục vụ tốt hơn. – Ilean Harris , Ilean Harris
2. Cho họ quyền làm việc từ xa như ở công ty
Hãy đối xử với những người ở xa như họ là người đang làm việc tại công ty và đối xử với người đang làm việc tại công ty của bạn như họ ở xa. Cung cấp cho những người ở xa càng nhiều quyền truy cập cho bạn càng tốt. Hãy nhớ rằng, người đang làm việc tại công ty của bạn nhìn thấy bạn trong hội trường, ăn cùng bạn vào bữa trưa, ghé qua văn phòng của bạn để trao đổi v.v … Những người ở xa không có quyền truy cập đó và có thể cảm thấy xa cách. Trả lời họ càng nhanh càng tốt nhé. L – Wayne Anderson , Viện Khoa học Lãnh đạo LLC.
3. Tham gia thường xuyên
Thu hút nhân viên từ xa của bạn hàng ngày thông qua một số loại giao tiếp. Sử dụng nhiều kênh để giao tiếp. Sau đó, lên kế hoạch một cuộc gặp mặt trực tiếp thường xuyên theo lịch trình. Điều này có thể là hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm và có thể được kết hợp với một chương trình đào tạo hoặc huấn luyện. Sự tương tác và tham gia liên tục này sẽ giúp nhân viên từ xa cảm thấy được là trong một khía cạnh quan trọng của tổ chức. – Barbara OMalley , Exec Advance LLC
4. Lịch trình huấn luyện dựa trên video
Tôi nghĩ rằng đương nhiên, đặc biệt là với các nhân viên ảo, sắp xếp thời gian và nhìn nhau khi bạn nói. Chúng tôi sử dụng Zoom để làm việc với khách hàng và nhân viên của mình. Nếu chúng ta không sắp xếp thời gian hoặc nói chuyện với nhau và hy vọng đối mặt, sự im lặng sẽ trở nên rất to và nguy hiểm, vì các nhân viên ở xa có thể sẽ tự hỏi họ đang làm gì. – Tim Hagen , Huấn luyện tiến bộ
5. Tin tưởng vào đội của bạn
Đôi khi, các công ty không sẵn sàng nắm lấy lực lượng lao động từ xa vì không chắc chắn liệu công việc có được hoàn thành ở cùng cấp như khi họ ở trong văn phòng hay không. Để chống lại niềm tin này, hãy thiết lập các nguyên tắc làm việc tại nhà, chẳng hạn như email phải được trả lời trong vòng 24 giờ, sử dụng văn bản cho các vấn đề khẩn cấp và không có cuộc gọi nào giữa các giờ nhất định để đảm bảo đồng đội không làm việc suốt ngày đêm. – LaKiesha Tomlin , Thrive Ambition, Inc.
6. Có công cụ đáng tin cậy đầu tiên
Nếu nhân viên từ xa không thể tải xuống các tệp, đấu tranh nghe cuộc gọi hội nghị và liên tục nhận được lời mời họp trong thời gian họ vẫn ngủ, bạn đã không giải quyết được các vấn đề cơ bản. Đầu tiên, đầu tư vào các công cụ đáng tin cậy để có thể hợp tác. Sau đó phát triển các quy trình rõ ràng để sử dụng các công cụ như vậy. – Leila Bulling Towne , Tập đoàn Bulling Towne, LLC
7. Tập trung vào các mục tiêu, không hoạt động
Điều quan trọng là quản lý kỳ vọng và tập trung vào các mục tiêu khi nắm lấy lực lượng lao động từ xa. Đừng lo lắng nhiều về những gì đang được thực hiện. Thay vào đó, tập trung vào những gì đang được hoàn thành. Nếu chúng ta đang đạt được mục tiêu của mình, thì thật tuyệt. Nếu không, chúng ta cần xem xét tình hình hơn nữa. Đó là tất cả về thành tựu, không phải hoạt động. – Donald Hatter , Donald Hatter Inc.
8. Tránh đa tác vụ
Chỉ ra làm thế nào để tránh đa tác vụ. Hội nghị video thay vì hội nghị điện thoại hoạt động tốt. Khuyến khích mọi người ở trong chế độ làm việc và tắt email qua lại càng nhiều càng hợp lý. Các dấu vết email với “trả lời tất cả” rộng rãi có thể cản trở năng suất. Điều này có xu hướng lên đến đỉnh điểm vào thứ Sáu khi mọi người đang cố gắng di chuyển công việc ra khỏi đĩa của họ. Gửi một ghi chú cho bất cứ ai cần nó, nhưng gửi nó sớm trong ngày! – Matt Norquist , Liên kết, Inc.
9. Sử dụng công nghệ để xây dựng cộng đồng
Xây dựng cộng đồng là quan trọng để phát triển và quản lý nhân viên từ xa tham gia. Sử dụng công nghệ để tạo không gian dành riêng để kỷ niệm những ngày đặc biệt (ví dụ: sinh nhật), các mốc quan trọng của công ty (ví dụ: tháng hoặc năm phục vụ), cũng như sự công nhận của cộng đồng. Có chủ ý về việc tạo cộng đồng giúp phát triển văn hóa doanh nghiệp truyền cảm hứng cho kết nối, điều này có thể dẫn đến tăng năng suất. – TC Cooper , UpwardAction® LLC.
10. Thiết lập trái phiếu đóng, thường xuyên giúp đỡ và hỗ trợ
Thông cảm và đánh giá cao cuộc sống của họ bằng cách thảo luận về gia đình, điểm chung và niềm tin chung. Về mặt quản lý, hãy kiểm tra thường xuyên (hàng ngày) bằng các công cụ cộng tác, tài liệu và bảng tính được chia sẻ, các cuộc gọi điện thoại, trò chuyện và video để đầu tư vào mối quan hệ. Cho thấy bạn ủng hộ thành công của họ bằng cách sử dụng yêu cầu để giúp họ đạt được mục tiêu thay vì kiểm tra tiến độ và con số của họ. – Louis Carter , BPI
Qua bài viết này chúng tôi mong rằng 10 mẹo trên sẽ giúp bạn sẽ quản lý nhân viên từ xa hiệu quả, đem lại một kết quả tốt nhất trong công việc và sự hài lòng cho nhân viên của bạn. Chúc bạn thành công.
