Khả năng quản trị nhân viên, quản trị dữ liệu, thông tin của công ty luôn là vấn đề nhức đầu đối với các chủ doanh nghiệp. Việc giao tài khoản facebook, tài khoản Giao Hàng Nhanh / Giao Hàng Tiết Kiệm hay thậm chí là email cho nhân viên luôn tìm ẩn rủi ro vì một ngày nào đó nhân viên của bạn hoàn toàn có thể lấy hết dữ liệu của công ty để cạnh tranh với chính công ty (vì người đó đã quá hiểu cách hoạt động, hiểu nguồn hàng, hiểu chính sách giá và dữ liệu khách hàng thì cũng có luôn).
Tôi đã từng gặp một người bạn làm kinh doanh quần áo online, vào một ngày đẹp trời anh bạn rủ tôi đi cafe (lúc đó tôi đang là cố vấn vận hành hệ thống ERP cho một doanh nghiệp xe đạp quốc tế). Anh ấy chia sẽ là hiện tại anh tình cờ phát hiện nhân viên sale khi chốt đơn được cho công ty trên fanpage, thì cứ 10, 20 đơn bạn ấy sẽ tuồn vài đơn ra tự bán, anh thậm chí còn phát hiện được bạn nhân viên ấy đăng ký công ty có tên gần giống với công ty mình và địa chỉ kho cũng gần đó luôn. Cứ chục đơn nhập lên GHTK của công ty thì bạn ấy lại lấy vài đơn nhập qua tài khoản GHTK của chính bạn đó. Anh ấy chia sẽ là rất muốn ngay lập tức cho bạn ấy nghỉ việc, nhưng anh biết nếu cho bạn ấy nghỉ việc bây giờ thì khả năng cao nhất là bạn ấy sẽ công khai cạnh tranh với chính công ty mình luôn, mà vị trí đó thì lại chưa có người thay thế, mà giả sử có người thay thế thì anh cũng không biết tình trạng này có lại lặp lại hay không.
Tôi kêu anh xem xét lại chính quy trình làm việc của mình, sao lại giao account chứa thông tin khách hàng, nguồn hàng, giá bán cho nhân viên được. Và giả sử có phải giao thông tin account thì càng không thể để một bạn nhân viên có thể nắm hết tất cả dữ liệu. Đó là lý do mà các công ty kinh doanh Bất Động Sản ở Việt Nam luôn phải dùng một loại phần mềm gọi là CRM, tại đó mỗi nhân viên chỉ được cung cấp một số lượng lead (thông tin khách hàng nhất định). Trong trường hợp nhân viên siêng nhất là họ chụp hình hoặc ghi lại từng thông tin khách hàng họ nhận được, thì họ cũng không thể trực tiếp cạnh tranh với công ty được. Đối với các công ty chặt chẽ, nhân viên còn phải dùng hệ thống Call-center của công ty để gọi cho khách hàng (nhân viên không biết được số điện thoại của khách hàng).
Nói thì dễ, nhưng làm mới khó, khi các bạn đang kinh doanh ở Việt Nam đa phần là đang không qua đào tạo bài bản. Khả năng công ty buôn bán online mà dùng những phần mềm CRM xịn xò như Saleforce thì là không hiệu quả về chi phí rồi, thế là tôi cho anh một list các phần mềm CRM chuyên dành cho bán hàng online như Haravan, AmorCRM, DooPage rồi kêu anh dùng thử để lựa chọn cái nào phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Đối với các phần mềm CRM này thì đa phần nó sẽ làm rất tốt một chuyện đó phân phối khách hàng tới nhân viên sale / tư vấn, và giữ cho các nhân viên tư vấn đó không thể trực tiếp copy thông tin của khách hàng mà không thông qua hệ thống CRM của công ty (không cần phải cấp quyền cho nhân viên vào fanpage của công ty, không cần phải đưa account GHTK, GHT cho nhân viên để tạo đơn nữa), khi nhân viên nghỉ việc, thì việc ngắt quyền truy cập của nhân viên ra khỏi những tài sản của công ty cũng trở nên đơn giản hơn, chỉ cần hủy account trên CRM của bạn đó, thay gì là phải đi đổi pass tất cả các account GHTK, GHN, xong rồi phải đi thông báo cho các bạn còn đang truy cập đc là pass đã đổi rồi…
Thế là anh cảm ơn tôi chỉ bài và hôm sau anh khoe với tôi đang sử dụng DooPage cho doanh nghiệp của mình. Nhưng một tuần sau, anh lại gọi và hỏi một chủ đề mới, các bạn nhân viên vốn lâu nay đc nắm account GHN, GHTK, account email, nắm được facebook id của khách hàng trên fanpage đột nhiên bị thu hồi lại các account và bị bắt phải dùng DooPage. Các bạn ấy thấy quyền hạn của mình bị thu hẹp, mà ngược lại những chỉ số công việc như tốc độ phản hồi, số lượng khách hàng chăm sóc, thời gian làm việc hay doanh thu của từng bạn đều bị phần mềm CRM đo lường lại sát sao. Các bạn bắt đầu phản kháng bằng cách bày ra hàng loạt vấn đề trách móc là dùng phần mềm khó thế này, khó thế kia, hạn chế này, hạn chế kia và muốn trở về như cũ. Đột nhiên tôi cảm thấy rất rõ là có vẻ ảnh đang trách tôi mang anh ấy vào một mớ rắc rối có vẻ còn to đùng hơn. Tôi mới chia sẽ với anh câu chuyện y chang của tôi khi làm việc với công ty xe đạp quốc tế đó, một kế toán trưởng đang nắm hết tất cả nguồn hàng của công ty, giá vốn, giá bán, danh sách đại lý, danh sách khách hàng. Giờ từ khi ERP xuất hiện thì cô kế toán trưởng ấy không lấy được thông tin khách hàng, không lấy được thông tin nhà cung cấp hàng nữa, dĩ nhiên người ta phải cật lực phản đối rồi. Điển hình nhất ở Việt Nam là việc PNJ áp dụng phần mềm ERP của SAP và hàng loạt nhân viên xin nghỉ vì “sử dụng ERP khó quá”. Một hai tuần trước anh chia sẽ với tôi là nếu anh thay thế nhân sự thì mọi chuyện sẽ lại lặp lại thôi, nhưng hôm nay tôi khẳng định với anh là với một nhân sự mới được quản trị bởi quy trình chặt chẽ như cách mà CRM đang làm thì chuyên này sẽ không tái lập, đây là thời điểm phù hợp để anh bắt đầu giải quyết triệt để những vấn đề về quản trị của mình.
>> Xem thêm: Top phần mềm CRM tốt nhất Việt Nam
Nguồn: https://loveyourskin.com.vn/da/lam-sao-de-tranh-nhan-vien-sale-cuop-lead-cua-cong-ty/
Truong Hua
Với kinh nghiệm nhiều năm quản trị doanh nghiệp, tác giả là người đam mê nghiên cứu về quản trị và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị doanh nghiệp nhằm mục đích tăng cường hiệu quả, tăng cường khả năng kiểm soát và kế thừa thông tin.
