Cloud Phone hiện nay được xem là một giải pháp có thể hỗ trợ các vấn đề về tổng đài trong việc vận hành của các công ty. Với ưu điểm giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí liên quan đến cơ sở hạ tầng cũng như phục vụ các tính năng quản lý đa dạng, Cloud Phone ngày càng có chỗ đứng quan trọng trong doanh nghiệp nói chung. Bài viết dưới đây sẽ giúp mọi người hiểu rõ hơn về khái niệm này.
Khái niệm Cloud Phone là gì?
Cloud Phone là một dịch vụ tổng đài điện thoại ảo (hay còn được gọi là “Điện thoại Đám mây”) lưu trữ dữ liệu và hoạt động trên nền tảng Internet. Về bản chất, nó là một dạng tổng đài ảo có cách thức hoạt động gần như là tương tự với tổng đài truyền thống. Sự khác biệt nằm ở chỗ thay vì doanh nghiệp phải tốn công sức và tiền của để đầu tư vào hệ thống hạ tầng phức tạp thì giờ đây mọi thứ có thể hoạt động hoàn toàn qua Internet. Tuy nhiên, có một số người nhầm lẫn rằng Cloud Phone là một loại điện thoại chuyên sử dụng trong hệ thống tổng đài ảo nên người ta hay gọi là tổng đài Cloud để nhắc nhớ về khái niệm này.
Nguyên lý hoạt động của tổng đài Cloud Phone
Tổng đài Cloud hoạt động dựa trên giao thức VoIP (từ viết tắt của cụm Voice over Internet Protocol) – có nghĩa là doanh nghiệp của bạn có thể thiết lập một số điện thoại tổng đài lưu trữ thông qua kết nối Internet.
Nói một cách chi tiết hơn, doanh nghiệp sẽ cần liên hệ với một bên nhà cung cấp dịch vụ tổng đài Cloud để được hướng dẫn trang bị điện thoại IP, phần mềm tương ứng cũng như cấu hình máy để các phần mềm đã lắp đặt có thể kết nối và hoạt động tốt trên hạ tầng của họ. Do được triển khai trên nền tảng đám mây, tổng đài ảo sẽ có giao thức hoạt động thông qua mạng Internet nói chung, cụ thể là LAN, WAN.
So sánh sự khác nhau giữa tổng đài Cloud và tổng đài Analog
Nếu doanh nghiệp còn đang cân nhắc xem có nên thay đổi từ tổng đài truyền thống sang hệ thống tổng đài Cloud Phone hay không thì có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây để thấy được sự khác biệt, từ đó có thể đưa ra những quyết định tốt nhất cho vận hành doanh nghiệp.
| Đặc điểm so sánh | TỔNG ĐÀI CLOUD | TỔNG ĐÀI ANALOG |
| Đường truyền | Kết nối bằng Internet | Kết nối bằng đường Analog |
| Hạ tầng hệ thống | Hạ tầng điện toán đám mây | Hạ tầng hệ thống Analog |
| Đầu tư ban đầu | Không tốn chi phí vật tư ban đầu | Tốn rất nhiều chi phí vật tư |
| Thiết bị tương thích | Đa dạng thiết bị đầu cuối | Chỉ sử dụng điện thoại bàn |
| Cước phí vận hành | Giảm cước gọi hơn 60% | Cước gọi rất cao |
| Nhân sự kỹ thuật | Không cần kỹ thuật IT vận hành | Cần nhiều kỹ thuật IT vận hành |
| Tính năng tích hợp | Nhiều tính năng tiên tiến | Chỉ có tính năng nghe – gọi |
| Khả năng di chuyển | Dễ dàng mở rộng và di chuyển | Rất khó di chuyển vì đi dây analog |
| Giới hạn cuộc gọi | Không giới hạn cuộc gọi đồng thời | Giới hạn cuộc gọi đồng thời |
| Khả năng hiển thị | Hiển thị tên người gọi đến | Không thấy được tên SĐT gọi đến |
| Thay đổi nội dung | Dễ dàng thay đổi lời chào | Khó thay đổi lời chào |
| Cước phí bảo trì | Không tốn phí bảo trì, sửa chữa | Chi phí bảo dưỡng rất cao |
| Dung lượng ghi âm | Có thể lưu trữ ghi âm lớn | Không lưu trữ ghi âm, hoặc file ghi âm nhỏ |
| Khả năng kết nối | Liên lạc nội bộ khắp nơi trên thế giới | Chỉ liên lạc được nơi nào được kết nối |
| Hệ thống quản trị | Có hệ thống quản trị riêng CRM | Không có hệ thống quản trị |
Từ bảng so sánh này, chúng ta có thể thấy được sự vượt trội của hệ thống tổng đài ảo Cloud Phone so với hệ thống ảo truyền thống ở hầu hết tiêu chí. Điều này cũng có thể cho thấy tổng đài Cloud gần như đã có thể khắc phục được những điểm còn hạn chế của Analog.
Chi phí sử dụng dịch vụ tổng đài Cloud Phone
Chi phí duy trì hiện nay của tổng đài ảo Cloud Phone có giá khoảng từ khoảng 200.000đ – 300.000đ/tháng cho các doanh nghiệp nhỏ (hoặc cao hơn nếu tích hợp các dịch vụ extra cao cấp). Bên cạnh đó, người dùng có thể tối ưu chi phí bằng cách chọn các gói nhiều tháng để được tính phí rẻ hơn.
Các chi phí này đã bao gồm những dịch vụ cơ bản như cấu hình lời chào, máy nhánh, nối đầu số, gọi ra/vào,… theo yêu cầu. Đồng thời, các chi phí quản trị chức năng có trong tổng đài, thay đổi kịch bản hoạt động, xử lý đầu số cố định hoặc di động,… đều đã được tính chung vào gói cước. Khách hàng doanh nghiệp cũng có thể cài đặt từ xa cho PC, Tablet hay điện thoại thông minh để liên kết sử dụng.
Cloud Phone ứng dụng cho đối tượng khách hàng nào?
Như đã đề cập ở trên, trong một vài năm trở lại đây thì dịch vụ tổng đài Cloud đã được nhiều doanh nghiệp sử dụng để nâng cao chất lượng dịch vụ khi trao đổi với khách hàng. Những đối tượng có xu hướng dùng Cloud Phone chủ yếu là:
- Các tổ chức, công ty, doanh nghiệp đang có nhu cầu thiết lập tổng đài điện thoại riêng để có thể trao đổi hiệu quả với khách nhưng lại không có chuyên viên kỹ thuật. Tổng đài riêng được thiết lặp sẽ có chức năng hỗ trợ và tiếp nhận thông tin, tư vấn, bán hàng, CSKH, giới thiệu sản phẩm,… qua điện thoại.
- Bộ phận chăm sóc hỗ trợ khách hàng, kinh doanh, Marketing,… của các siêu thị, cửa hàng, doanh nghiệp thương mại có nhánh máy riêng để khách hàng có thể liên hệ khi cần thiết.
- Các doanh nghiệp chuyên làm trong lĩnh vực liên quan đến dịch vụ, doanh nghiệp quy mô nhỏ không có bộ phận IT.
Trong các trường hợp kể trên, Cloud Phone sẽ là cầu nối giúp cho doanh nghiệp có thể tiếp cận, thỏa mãn và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Điều này không chỉ giúp cho người tiêu dùng tin tưởng doanh nghiệp mà còn có thể khiến doanh nghiệp cải thiện doanh số khi ngày càng tiếp cận với nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
Cloud Phone ứng dụng cho đối tượng khách hàng nào?
Các bước đăng ký lắp tổng đài ảo Cloud Phone cho doanh nghiệp
Bước 1: Khách hàng doanh nghiệp liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ, trong bước này doanh nghiệp có thể được yêu cầu đăng ký trực tuyến thông tin của mình để tiết kiệm thời gian.
Bước 2: Kích hoạt tài khoản và hoàn tất thông tin trong hộp thư Email.
Bước 3: Lựa chọn đầu số tổng đài mà doanh nghiệp muốn sử dụng.
Khách hàng doanh nghiệp cần đăng ký đầu số SIP được cung cấp bởi nhiều nhà mạng khác nhau như CMC, FPT, Viettel với những đầu số tổng đài quen thuộc 1800, 028xx, 024xx, 0236xx,… Thường thì các nhà cung cấp dịch vụ cũng có những lựa chọn số đẹp, số tam hoa tứ quý cho khách hàng có nhu cầu với cước phí bình thường.
Khách hàng doanh nghiệp cần đăng ký đầu số SIP được cung cấp bởi nhiều nhà mạng khác nhau như CMC, FPT, Viettel
Bước 4: Hoàn tất thủ tục đăng ký
Nhà cung cấp dịch vụ sẽ hỗ trợ khách hàng doanh nghiệp thiết lập những cài đặt cần thiết để bất đầu sử dụng Cloud Phone.
Bước 5: Lựa chọn thiết bị đầu cuối và trải nghiệm tổng đài Cloud
Doanh nghiệp cần lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp với mục đích nhu cầu để tiếp cận với khách hàng của mình hơn. Một số thiết bị có thể chọn là IP Phone, phần mềm cài trên PC hoặc điện thoại thông minh, thiết bị nghe gọi trực tiếp trên website. Nếu ở bước trải nghiệm mà doanh nghiệp chưa thể khởi tạo tổng đài như mong muốn thì có thể liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ thêm.
Linh Nguyen
Linh là chuyên viên nội dung và khảo sát thị trường với thời gian dài làm việc trong lĩnh vực kinh doanh online và chăm sóc khách hàng trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instagram, Zalo...
Linh luôn mong muốn có thể góp một phần sức mình cho cộng đồng khởi nghiệp Việt Nam bằng cách chia sẽ và đóng góp ý kiến trên các diễn đàn mạng.
