Khi nào thì một shop online bán hàng trên Fanpage nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng online? Bởi lẽ không phải shop online nào cũng cần dùng đến đến phần mềm. Tùy từng giai đoạn phát triển của shop, từng nhu cầu mà shop online nên lựa chọn phần mềm phù hợp.
Những vấn đề khiến shop nên cân nhắc dùng phần mềm quản lý bán hàng online
Sẽ là tốn kém nếu shop của bạn mới vừa kinh doanh đã chi mấy triệu đồng mua tool quản lý bán hàng online vì khi đó bạn dùng Fanpage để trả lời là ok rồi. Vì lúc này lượng inbox/comment không nhiều, chỉ tầm 10-20 comment/inbox mỗi ngày, lượng chuyển đổi thành đơn hàng tầm 2-3 đơn thì bạn có thể quản lý thủ công.
Tuy nhiên khi đã phát triển đến một giai đoạn mà đơn hàng của bạn tầm 20-50 đơn/ngày, đồng nghĩa với việc bạn phải có trung bình từ 50-100 inbox/comment mỗi ngày, lúc này việc quản lý thủ công không còn hiệu quả, bạn sẽ phải bỏ nhiều công sức, thời gian hơn để quản lý.
Thiếu hụt nhân viên, không quản lý được chất lượng nhân viên
Càng nhiều inbox/comment này đồng nghĩa với việc bạn phải bỏ thêm chi phí thuê nhân sự trả lời, chốt đơn vì đương nhiên bạn không hề muốn để rớt đơn nào cả. Nhưng việc thuê nhân sự trong thời buổi bây giờ cũng chẳng dễ dàng gì. Đó là chưa nói đến việc bạn buộc phải cấp quyền cho nhân sự trên Fanpage để tư vấn cho khách khiến cho việc đảm bảo tính an toàn và bảo mật của Fanpage và dữ liệu khách hàng cũng trở thành vấn đề đáng lưu tâm.
Quản lý đơn hàng
Một vấn đề nữa khiến chủ shop online đau đầu chính là vấn đề quản lý đơn hàng, vì trên Fanpage chưa cung cấp công cụ nào để quản lý đơn hàng trực tiếp cả. Chốt đơn xong lại phải tốn thêm thời gian nhập thông tin đơn hàng vào file excel, chưa nói đến shop nào đang dùng cố định một đơn vị vận chuyển thì lại phải nhập liệu thêm một lần nữa trên tài khoản đơn vị vận chuyển. Ngày dưới 10 đơn thì bạn hoàn toàn quản lý thủ công được bằng excel, google sheet chứ tầm 20-50 đơn mỗi ngày thì việc quản lý thủ công chỉ khiến bạn tốn nhiều thời gian và công sức hơn.
Tốc độ phản hồi comment/inbox
Ngoài hai vấn đề trên, một vấn đề hết sức quan trọng khi bán online trên Fanpage, chính là tốc độ phản hồi inbox/comment. Lượng inbox/comment trên Fanpage càng nhiều, bạn sẽ càng cần nhiều thời gian hơn để trả lời.
Trên web, có thể dùng khung chat trên Fanpage để trả lời. Trên app thì tải Trình quản lý Trang để trả lời. Vấn đề nằm ở chỗ, Trình quản lý trang hay Tính năng thông báo inbox mới/comment mới trên Fanpage cực kỳ bất ổn định. Khách hàng inbox yêu cầu tư vấn, 20 phút sau bạn mới nhận được thông báo tin mới. Trên Trình quản lý Trang còn gây ức chế hơn. Đôi lúc bạn buộc phải mở màn hình điện thoại ra thì Thông báo tin mới mới hoạt động.
Thử tưởng tượng một ngày bạn có hơn 100 lượt inbox/comment của khách hàng thì sẽ như thế nào? Khách hàng thời nay có rất nhiều lựa chọn. Bạn không lập tức trả lời khách, họ sẽ tìm kiếm shop khác bán sản phẩm tương tự. Họ sẽ không bao giờ ngồi chờ bạn trả lời đâu. Vì thế đừng để khách của bạn phải chờ đợi quá lâu.
Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng online
Nếu shop online của bạn đang gặp phải ba vấn đề nêu trên, hãy cân nhắc đến việc sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý.
Hiện nay nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng online có phí khá tốt. Bạn sẽ phải bỏ ra tầm vài trăm 1 tháng nhưng sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí thuê nhân sự và quan trọng là thời gian quản lý sẽ được tối ưu hơn.
Chủ shop online có thể dễ dàng quản lý hiệu suất tư vấn, chốt đơn của từng nhân viên mà không cần phải thêm quyền cho nhân viên trên Fanpage. Nhân viên chỉ cần dùng Facebook cá nhân để kết nối với phần mềm là đã có thể trả lời inbox/comment của khách hàng. Không cần lo ngại phải cấp quyền cho nhân viên trên Fanpage như trước đây.
Hầu hết những phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng online bây giờ đều kết nối với các đơn vị giao nhận phổ biến: GHN, GHTK, Viettel Post, VnPost,… để chủ shop so sánh và lựa chọn. Thông tin sẽ được đồng bộ từ phần mềm qua bên đơn vị giao nhận nhanh chóng và không tốn thêm bước nhập liệu nào cả. Nhân viên sau khi chốt đơn, tạo đơn ngay trên phần mềm, xử lý và chọn đơn vị giao vận là đã có thể yên tâm gói hàng, chờ shipper liên hệ tới shop lấy tận nơi.
Đồng thời nhiều phần mềm hiện nay hỗ trợ app trên thiết bị di động, nhiều thao tác không cần phải mở máy tính vẫn có thể xử lý nhanh chóng trên app. Và đặc biệt chắc chắn rằng cơ chế thông báo trên app sẽ kịp thời và nhanh chóng hơn Trình quản lý Trang. Nhân viên sẽ dễ dàng nhận ra khi nào có khách mới comment/inbox, khi nào khách inbox hỏi thêm thông tin, không phải lo lắng bị sót tin, sót thông báo. Tỷ lệ phản hồi sẽ nhanh chóng hơn và shop chắc chắn sẽ gây ấn tượng tốt cho khách hàng.
Ngoài những tính năng này, sử dụng một phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng online sẽ giúp shop phân loại khách hàng trong quá trình tư vấn. Từ đó dễ dàng bám khách và phân tích hành vi, sở thích của từng nhóm khách hàng và có kịch bản chăm sóc phù hợp.
Còn rất nhiều tính năng hay ho của phần mềm quản lý bán hàng online mà shop có thể sử dụng, chúng ta có thể tìm hiểu sau. Trong phạm vi bài viết này, mình chỉ xin chia sẻ ba vấn đề cơ bản mà nhiều shop thường gặp phải nhất, và khi vướng phải 3 vấn đề này, shop online hãy suy nghĩ đến việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng online để tránh tiêu tốn thêm chi phí và thời gian.
Một số phần mềm quản lý bán hàng online shop có thể tham khảo trên thị trường: Harapage, Vpage, DooPage,…
Sử dụng thử DooPage miễn phí ngay trong 30 giây
Hiện tại DooPage có cho phép gói sử dụng thử full tính năng trước khi đăng ký gói trả phí.
Ngoài ra, trong thời gian mới gia nhập vào thị trường Việt Nam, trường hợp bạn là startup tại Việt Nam cần tài trợ toàn phần hoặc cần tài trợ gói Vĩnh Viễn, bạn có thể đăng ký chương trình để được xét duyệt, xem chương trình tại đây.
