Sự ra đời của các phần mềm chăm sóc khách hàng đang tỏ rõ ưu thế vượt trội, khắc phục hiệu quả những yếu điểm và hạn chế của Excel trong bài toán chăm sóc khách hàng. Các phần mềm này không còn là một tuỳ chọn, mà trở thành yêu cầu bắt buộc phải có của các doanh nghiệp trong thời đại 4.0 ngày nay. Cùng tìm hiểu và so sánh giữa hai phương pháp chăm sóc khách hàng này nhé!
Việc ứng dụng phầm mềm chắm sóc khách hàng bằng Excel để quản lý thống kê trong kinh doanh đã quá quen thuộc với tất cả mọi người, tuy nhiên doanh nghiệp đều nhận thấy rõ những hạn chế của cách thức truyền thống này cũng như lựa chọn phương pháp quản lý mới để phù hợp với xu thế của thời đại.
Phương pháp truyền thống: Quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel và sổ sách.
Excel là công cụ văn phòng Microsoft Office để soạn thảo văn bản tài liệu, bảng số liệu, phân tích các hàm Vlookup, Logic, AVG, SUM… thông dụng nhằm hỗ trợ tính toán và quản lý thống kê. Trước đây, phần lớn các doanh nghiệp sử dụng Excel trong công việc theo dõi bán hàng, chăm sóc khách hàng, số liệu kho hàng…Tuy nhiên, quá trình vận hành cho thấy Excel bộc lộ một số yếu điểm và hạn chế làm cản trở công việc của chủ doanh nghiệp khi quản lí khách hàng bằng excel:
- Chưa tối ưu hóa trong việc quản lý: Excel chỉ có thể cập nhật theo trường, file quản lý chăm sóc khách hàng riêng biệt khác nhau gây khó khăn trong việc tổng hợp dữ liệu sau cùng và theo dõi tổng thể.
- Thao tác nhiều hàm phức tạp: Excel đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng sử dụng các hàm, công thức và kinh nghiệm trong quản lý để thao tác được chính xác. Do đó khi doanh nghiệp cần truy xuất xuất nhập tồn kho, công nợ, doanh thu cần mất rất nhiều thời gian để có kết quả.
- Dễ xảy ra sai sót: dữ liệu được nhập thủ công do con người thực hiện nên có thể xảy ra các sai sót như thay đổi hoặc xóa dữ liệu nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Ngoài ra, file Excel không thể đem lại một bức tranh dữ liệu kinh doanh toàn diện, do đó rất khó để doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về quá trình vận hành.
- Thiếu sự liên kết thông tin trong bộ máy: các phòng ban nhập dữ liệu và lưu trữ trên các file khác nhau dẫn tới việc kiểm soát, tìm kiếm và liên kết thông tin là rất khó khăn.
- Hạn chế trong bảo mật: Excel được lưu trữ trên máy tính hay kho dữ liệu mạng xã hội nên rất dễ mất mát và rò rỉ thông tin.
Ưu điểm vượt trội của phần mềm chăm sóc khách hàng
Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang làm thay đổi cuộc sống, thói quen cũng như hành vi mua sắm của người tiêu dùng. Bên cạnh một sản phẩm/dịch vụ tốt, khách hàng mong đợi một mức giá phù hợp cùng các dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo. Do đó, việc tạo dựng lòng tin và giữ chân khách hàng là vô cùng quan trọng.
Các phần mềm chăm sóc khách hàng ra đời khắc phục các yếu điểm của phương pháp quản lý truyền thống trên sổ sách và Excel nhằm giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả nhất. Dưới đây là những ưu điểm của phần mềm chăm sóc khách hàng trong quản lý hoạt đông kinh doanh, tập hợp thông tin và tương tác với khách hàng:
- Quản lý thông tin mọi lúc mọi nơi: Việc chăm sóc và quản lý khách hàng trở nên linh hoạt và dễ dàng hơn chỉ với một thiết bị có kết nối mạng, đặc biệt hữu ích khi bạn đi công tác hay gặp gỡ khác hàng ở bên ngoài.
- Tiết kiệm thời gian và nhân lực: phần mềm chăm sóc khách hàng có chức năng tích hợp mọi thông tin khách hàng trên toàn hệ thống nên việc tra cứu, quản lý và chăm sóc khách hàng nhanh chóng và thuận tiện hơn. Do đó, nhân viên có thể tiết kiệm được nhiều thời gian để phân bố cho những hoạt động khác.
- Hỗ trợ xử lý công việc nội bộ: phần mềm chăm sóc khách hàng cho phép doanh nghiệp phân quyền giới hạn thông tin tương ứng với từng nhân viên. Tính năng chat trực tuyến giúp các nhân viên có thể trao đổi, hỗ trợ trực tiếp một cách nhanh chóng. Ngoài ra, phần mềm chăm sóc khách hàng còn lưu trữ lịch sử hoạt động bán hàng để doanh nghiệp đối chiếu khi cần thiết. Theo đó, doanh nghiệp có thể kiểm tra và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên để điều chỉnh kịp thời.
- Đảm bảo an toàn dữ liệu: phần mềm chăm sóc khách hàng được hỗ trợ lưu định kỳ và không bị virus tấn công. Đồng thời phần mềm không giới hạn dung lượng dữ liệu, do đó doanh nghiệp không phải lo lắng bị mất hay rò rỉ thông tin ra bên ngoài.
- Hỗ trợ tính năng marketing: phần mềm chăm sóc khách hàng cho phép gửi mail, tích điểm và tạo sự kiện với từng khách hàng cụ thể, đồng thời quản lý các chiến dịch truyền thông như: thông tin sản phẩm, tình trạng thực hiện, doanh thu, chi phí, tồn kho … để nhờ đó, doanh nghiệp có các kế hoạch điều chỉnh phù hợp nhất.
Như vậy có thể nói một phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nó là công cụ hỗ trợ bộ máy kinh doanh làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công ty hỗ trợ các phần mềm chăm sóc khách hàng. Có hai loại phần mềm chính là phần mềm chăm sóc khách trong nước và phần mềm chăm sóc khách hàng nước ngoài. Doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu đặc điểm và tính năng để có thể lựa chọn được một phần mềm uy tín, chất lượng, phù hợp chi phí và mục đích sử dụng nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh tối ưu.
————————————————————
DooPage – Phần mềm tăng tốc bán hàng đa kênh
trên MỘT nền tảng DUY NHẤT
Tại sao bạn không đầu tư một công cụ bán hàng tốt nhất để chăm sóc HÀNG NGÀN khách hàng từ ĐA KÊNH một cách nhẹ nhàng và hiệu quả nhất.
