Phần mềm quản trị doanh nghiệp ra đời nhằm mục đích quản lý tất cả các hoạt động của doanh nghiệp để cải thiện năng suất hoạt động thông qua một hệ thống kiểm soát nhất quán.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện nay được sử dụng khá rộng rãi nhờ vào các tính năng quản lý hiệu quả và khoa học của nó. Từ đó, góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp. Trên thực tế, có rất nhiều phương án để thực hiện quản lý doanh nghiệp nhưng 5 lý do dưới đây có thể sẽ khiến doanh nghiệp cần phải cân nhắc triển khai phần mềm quản trị trong doanh nghiệp.
Quy trình quản lý chặt chẽ nhưng không phức tạp
Nhìn chung, quá trình quản lý doanh nghiệp khá phức tạp vì có nhiều góc độ công việc cần phải lên kế hoạch và tiến hành quản lý đồng bộ: tài chính, bán hàng, nhân sự,… Điều đó khiến cho doanh nghiệp gặp nhiều phen đau đầu khi phải tự mình xử lý mọi vấn đề. Trong khi đó, sử dụng phần mềm quản trị trong doanh nghiệp sẽ hỗ trợ đồng bộ hóa thông tin một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn.
Ví dụ khi triển khai phần mềm quản trị Doopage, doanh nghiệp sẽ không cần phải lo lắng các vấn đề như tốc độ phản hồi của nhân viên khiến khách hàng chờ đợi lâu, bỏ sót bình luận của khách hàng, tỷ lệ chuyển đổi chưa cao,… Mọi sai sót trong cách giải quyết thủ công sẽ được Doopage phát hiện và xử lý kịp thời. Chính vì vậy có thể giúp nâng cao hiệu quả công việc cũng như hướng tới việc đồng bộ hóa nhanh chóng.
Khả năng chuyên môn hóa cho từng bộ phận
Một phần mềm quản trị hiệu quả cho doanh nghiệp đương nhiên phải đảm bảo hoạt động liên tục và ổn định. Điều này giúp khả năng chuyên môn hóa của từng bộ phận trong doanh nghiệp được cải thiện, dần đáp ứng được các nhu cầu phát triển thực tế của doanh nghiệp.
Lấy ví dụ, doanh nghiệp chọn sử dụng phần mềm quản trị của Doopage sẽ nâng cao khả năng chuyên môn hóa như thế nào?
- Đối với bộ phận bán hàng – sale: tính năng quản lý bán hàng của Doopage cho phép nhân viên sale lên đơn song song và chốt đơn nhanh chóng. Trong quá trình tư vấn khách hàng, Doopage sẽ giúp phân chia khách hàng cho từng nhân viên cũng như cảnh báo các khách hàng chưa được trả lời. Điều này nhằm mang đến cho khách hàng cảm giác tin tưởng và thoải mái, xúc tác cho việc chốt đơn hàng hiệu quả.
- Đối với bộ phận chăm sóc khách hàng: Doopage có hỗ trợ ghi chú riêng cho từng khách hàng và nội dung ghi chú luôn được hiển thị nổi bật ngay khung chat để đảm bảo cuộc trò chuyện đi đúng hướng ghi chú.
- Đối với bộ phận quản lý: dễ dàng truy cập và kiểm tra bất kì lúc nào: số lượng đơn hàng, doanh thu theo ngày/tháng,… Bên cạnh đó, phần mềm quản trị Doopage cũng cho phép người dùng trao đổi nội bộ trực tiếp với nhau ngay trong khung chat với khách hàng mà không lo khách hàng sẽ thấy. Điều này cũng giúp cho cấp trên có thể hỗ trợ tư vấn cho đội ngũ sale.
Chúng ta có thể thấy, mỗi bộ phận sẽ có nhiệm vụ khác nhau và phần mềm quản trị nói chung cũng như Doopage nói riêng sẽ giúp từng bộ phận giải quyết triệt để công việc của mình, nâng cao sự chuyên môn hóa.
Cải thiện khả năng bảo mật thông tin
Bảo mật thông tin là vấn đề rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến danh tiếng, hoạt động kinh doanh, thậm chí là sự tồn tại của một doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ không thể lường trước được tất cả các tình huống xấu khi bí mật kinh doanh bị rò rỉ ra bên ngoài. Vậy phải làm thế nào để quản lý vấn đề nhân viên sao chép lại dữ liệu khách hàng hoặc lợi dụng thông tin doanh nghiệp vào mục đích không tốt?
Với việc ứng dụng phần mềm quản trị Doopage, doanh nghiệp có thể quản lý được thông tin đơn hàng mà không cần lo về vấn đề nhân viên tư vấn “cướp” và tự tạo đơn hàng cho mình. Cũng thông qua nền tảng quản lý Doopage, nhân viên tư vấn – bán hàng không thể lén sao chép lại thông tin khách hàng với mục đích riêng như bán hàng riêng hoặc bán thông tin cho đối thủ cạnh tranh của công ty. Bên cạnh đó, không chỉ các thông tin về data khách hàng được đảm bảo mà kể cả các bí mật công ty được lưu trữ trên hệ thống cũng được bảo mật an toàn.
Loại bỏ các dữ liệu không cần thiết
Tình trạng dữ liệu của doanh nghiệp tăng theo cấp số nhân hàng năm sẽ gây khó khăn trong việc tìm kiếm và sử dụng khi cần thiết nếu không được quản lý dưới một hệ thống chung. Phần mềm quản trị lúc này sẽ phát huy khả năng rà soát và phân loại dữ liệu một cách hiệu quả nhất. Từ đó, tiến hành loại bỏ các tệp dữ liệu thừa để hạn chế vấn đề “nhiễu” dữ liệu.
Bên cạnh đó, tập tin dữ liệu của doanh nghiệp sẽ trở nên dễ tìm hơn, giúp nhân viên có thể tiết kiệm thời gian cũng như tránh được các sai sót khi xử lý các nguồn dữ liệu.
Tiếp cận khách hàng đa kênh hiệu quả
Tiếp cận khách hàng đa kênh hiệu quả là một trong những lý do thuyết phục khiến các doanh nghiệp phải cân nhắc đến việc sử dụng phần mềm quản trị. Một trong những tính năng được xem là ưu việt nhất khi dùng phần mềm quản trị để tiếp cận khách hàng chính là Chatbot.
Chatbot hiện tại đã không còn quá xa lạ với ngành thương mại điện tử. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần lưu ý khi lựa chọn một phần mềm cung cấp Chatbot. Doanh nghiệp có thể thử trải nghiệm với tính năng Chatbot của Doopage – một trong số ít nền tảng Chatbot có thể hỗ trợ đa kênh: Facebook, Zalo, Shopee với một kịch bản.
Mọi thắc mắc về phần mềm quản trị cho doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.
Pha Lê Nguyễn Thị
Với kinh nghiệm nhiều năm làm việc trong lĩnh vực báo chí và truyền thông về doanh nghiệp và kinh tế, tác giả là người có niềm đam mê mảnh liệt với việc liên tục thu thập và chia sẽ những thông tin, bài viết về kinh doanh và thị trường. Mong muốn của tác giả là được phát triển kiến thức kinh doanh của bản thân và cùng đóng góp cho cộng đồng các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam.
