Tổng đài ảo là một khái niệm không mấy xa lạ với những doanh nghiệp đang hướng đến việc vận hành và phát triển tự động, hiệu quả. Khác với dạng tổng đài truyền thống thông thường luôn đòi hỏi một khoản đầu tư lớn, bảo trì cũng như đào tạo liên tục; tổng đài ảo với những tính năng có thể giải quyết được các vướng mắt của tổng đài truyền thống – đang dần trở thành một giải pháp thay thế tốt hơn. Vậy khái niệm tổng đài này là gì? Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng nó?
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo (hay còn gọi là tổng đài VOIP) được biết đến như một dịch vụ thoại trên nền tảng IP hiện đại. Nó sử dụng 1 phần cứng tổng đài duy nhất và cho phép nhiều công ty thiết lập tổng đài của mình bằng việc sử dụng cùng nguồn tài nguyên đó nhằm mang lại chất lượng dịch vụ tốt nhất cho cuộc gọi với chi phí phải chăng. Tổng đài điện thoại ảo cho còn cho phép doanh nghiệp nhận cuộc gọi của khách hàng ở mọi lúc mọi nơi thông qua các phần mềm hỗ trợ softphone. Dù dịch vụ tổng đài này mới xuất hiện ở nước ta cách đây không lâu nhưng đã bắt đầu chứng minh giá trị của mình bằng những tiện ích thực mà nó mang lại cho người dùng.
Tuy rằng chúng ta không thể phủ nhận vai trò và những tiện ích của tổng đài truyền thống trong việc hỗ trợ kết nối và giải quyết thông tin nhưng với sự phát triển của công nghệ như hiện tại, hình thức tổng đài truyền thống dần có nhiều điểm hạn chế so với tổng đài ảo, chẳng hạn như mất phí lắp đặt hệ thống, mất chi phí đầu tư ban đầu, chi phí nhân sự, các loại chi phí bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế, làm mới,… định kỳ. Những đặc điểm này cũng khiến cho tổng đài truyền thống mất điểm nếu so sánh với những ưu thế của tổng đài ảo.
Đặc điểm của tổng đài ảo
Dưới dây là một số đặc điểm của tổng đài ảo mà người dùng cần phải cân nhắc tìm hiểu trước khi lựa chọn sử dụng.
Điểm mạnh
Như chúng tôi đã đề cập ở trên, khi mà hệ thống tổng đài điện thoại theo kiểu truyền thống đã xuất hiện nhiều lỗ hỏng và không còn phù hợp với xu thế của xã hội hiện đại thì giải pháp sử dụng tổng đài ảo chính là một cách thức khắc phục, vá lắp lại những lỗ hỏng hạn chế đó. Cụ thể điểm mạnh của chúng như sau:
- Không mất chi phí đăng ký hay phí lắp đặt ban đầu;
- Doanh nghiệp được phía nhà cung cấp hỗ trợ hoàn toàn 100% toàn bộ hệ thống tổng đài;
- Chế độ bảo hành vĩnh viễn khi xuất hiện các sự cố liên quan đến thiết bị trong hệ thống;
- Hệ thống trả lời tự động được thiết lập, có thể hướng dẫn điều hướng quay số chuyển tới các nhánh máy phù hợp với nhu cầu khách hàng hoặc hộp thư thoại (nếu không trong giờ làm việc).
- Nhân viên phụ trách không nhất thiết túc trực ở văn phòng vì họ có thể nhận cuộc gọi của khách hàng mọi lúc, mọi nơi.
- Tiết kiệm chi phí do không cần thuê chuyên gia quản trị hệ thống;
Điểm yếu
Tuy có thể khắc phục được những tồn tại của tổng đài truyền thống nhưng chính tổng đài ảo cũng có một số điểm chưa hoàn hảo lắm mà người dùng cần phải cẩn trọng khi sử dụng. Đầu tiên chính là tính bảo mật, tổng đài điện thoại ảo có thể mã hóa các cuộc gọi để ghi lại thông tin nên trong quá trình đó mọi thứ đều được diễn ra một cách tự động, tuy nhiên vấn đề bảo mật trong quá trình ghi dữ liệu được gửi có thể xảy ra những trường hợp làm mức độ bảo mật giảm đi. Thứ 2, tổng đài ảo hoàn toàn hoạt động bằng Internet nên bất cứ khi nào có lỗi về hệ thống mạng hoặc tín hiệu, đường truyền,… thì các cuộc gọi cũng bị giảm chất lượng đi phần nào.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài ảo?
Mặc dù giải pháp tổng đài ảo cũng có một số nhược điểm nhỏ nhưng nhìn chung nó vẫn là cách thức trải nghiệm liên lạc toàn diện và linh hoạt nhất hiện nay. Theo DooPage, doanh nghiệp thực sự cần sử dụng mô hình này trong cơ cấu quản lý và vận hành công ty của mình.
Cài đặt nhanh chóng với chi phí thấp
Doanh nghiệp gần như có thể đăng ký sử dụng mô hình tổng đài điện thoại ảo một cách nhanh chóng bằng cách liên hệ với các nhà cung cấp uy tín. Và doanh nghiệp chỉ cần đưa ra phần nội dung kịch bản tổng đài mà mình mong muốn, nhà cung cấp sẽ cân nhắc về cấu hình, thiết kế,…cho khách hàng. Sau đó, cả hai bên sẽ thỏa thuận về các điều khoản, chi phí, thời gian thanh toán,…
Mở rộng linh hoạt
Doanh nghiệp có thể mở rộng tổng đài ảo các máy nhánh ra các chi nhánh văn phòng của mình một cách dễ dàng. Việc này cũng không cần phải đầu tư nhiều, chỉ cần thông báo với phía nhà cung cấp để họ trang bị thêm những thiết bị gọi nghe cũng như kiểm tra lại hạ tầng mạng là có thể sử dụng bình thường.
Tích hợp dễ dàng
Vì nền tảng hoạt động của tổng đài điện thoại ảo chính là dựa trên mạng Internet nên những dữ liệu từ bảng điều khiển có thể kết hợp dễ dàng với một số giải pháp mà doanh nghiệp quyết định sử dụng dịch vụ của bên thứ 3 khác, ví dụ như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán,…
Tính năng hỗ trợ đa dạng
Ngoài tính năng thư thoại, hộp thư của tổng đài điện thoại ảo có thể bổ sung các tính năng khác như báo cáo cuộc gọi, IVR, quản lý cuộc gọi,… để cải thiện giá trị ứng dụng của mình, đồng thời cũng mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
Tiện lợi cho người dùng
Nhiều nhà cung cấp đã cải tiến chức năng của tổng đài ảo thành ứng dụng điện thoại trên các chiếc smartphone, cả hệ điều hành iOS và Android. Nó cho phép người dùng truy cập các tính năng của hệ thống tổng đài đám mây. Điều này có nghĩa là, ngay khi những nhân viên công ty quên mang máy tính xách tay thì họ vẫn có thể vào tham dự được cuộc họp vì hệ thống hoạt động này đều dựa vào mạng Internet.
Hoạt động liên tục
Vấn đề liên quan đến thời gian chết hoặc những lý do làm ngừng hệ thống sẽ hạn chế xuất hiện đến mức tối đa. Khi gặp vấn đề ảnh hưởng đường truyền hoặc máy chủ có vấn đề,… nhà cung cấp sẽ tự động hỗ trợ định tuyến cuộc gọi đến (hệ thống) máy chủ khác, đảm bảo không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.
Không sử dụng phần cứng phức tạp
Các vật dụng của tổng đài truyền thống cần phải trang bị có thể kể đến là tủ tổng đài, máy chủ,… nhưng với tổng đài ảo thì không cần thiết. Lý do là vì những phần cứng này được phân tán bằng các khu vực máy chủ khác nhau, định vị ở những nơi mà nhà cung cấp dịch vụ có thể quản lý tốt.
DooPage – đơn vị hỗ trợ tư vấn sử dụng dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, chúng tôi có thể tư vấn và hỗ trợ cho doanh nghiệp giải pháp sử dụng tổng đài ảo hiệu quả nhất. Đội ngũ nhân viên tư vấn của DooPage được huấn luyện về cách thức làm việc chuyên nghiệp cũng như thái độ tận tâm chắc chắn sẽ mang đến sự hài lòng cho khách hàng. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đảm bảo các thông tin đăng nhập được mã hóa sẽ được bảo mật an toàn bằng cách siết chặt các vấn đề về thoại; trong các trường hợp cần thiết chỉ cho phép các IP được mở.
Mọi chi tiết vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây:
Ðịa chỉ: Tầng 4, Số 6-8 Ðường D2, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh.
Email: [email protected]
Hotline: 089 990 9885
Linh Nguyen
Linh là chuyên viên nội dung và khảo sát thị trường với thời gian dài làm việc trong lĩnh vực kinh doanh online và chăm sóc khách hàng trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instagram, Zalo...
Linh luôn mong muốn có thể góp một phần sức mình cho cộng đồng khởi nghiệp Việt Nam bằng cách chia sẽ và đóng góp ý kiến trên các diễn đàn mạng.
